01
El Excel no sabe quién es quién
Un cargo puede cambiar de persona y nadie corrige las invitaciones antiguas; una misma persona con dos cargos distintos acaba duplicada o mal tratada.
Gestión de invitaciones y protocolo
Invitaciones y protocolo, sin un Excel de por medio
InvitoPro gestiona contactos, autoridades, cargos, actos e invitaciones de principio a fin: desde la ficha de cada invitado hasta la confirmación de asistencia, con el convite oficial en PDF generado automáticamente.
Acceso a la demo:
usuario demo
·
contraseña demo-invito-2026
3 confirmados
1 delegado · 2 excusados
Pensado para
- Ayuntamientos
- Diputaciones
- Parlamentos
- Fundaciones y universidades
- Agencias y empresas de eventos
¿Qué es InvitoPro?
InvitoPro es un software de gestión de invitaciones y protocolo institucional para ayuntamientos, diputaciones, parlamentos, fundaciones, universidades, agencias y empresas de eventos. Sustituye el Excel de invitados, los correos sueltos y las llamadas de última hora por un sistema único donde cada acto se gestiona de principio a fin: desde la ficha de cada autoridad con su cargo y tratamiento, hasta el envío de la invitación con el convite oficial en PDF y la confirmación de asistencia a través de un portal de respuesta sin registro. Cada institución o agencia trabaja sobre su propia instancia, con su base de datos y su dominio, con cumplimiento RGPD por diseño y auditoría completa de cada acción. Está pensado para departamentos de protocolo y equipos de eventos que necesitan saber, en cualquier momento, quién ha confirmado, quién ha excusado y quién ha delegado, sin depender de la memoria de nadie ni de una celda actualizada a tiempo.
IEl problema
El problema no es enviar invitaciones. Es no saber quién viene.
En la mayoría de departamentos de protocolo, cada acto institucional se gestiona igual: una hoja de Excel con los invitados, correos sueltos redactados uno a uno o en cadena, y una ronda de llamadas de última hora para confirmar asistencias que nadie ha respondido. El listado de un acto se reconstruye desde cero en el siguiente, sin conservar cargos, tratamientos ni precedencias. Y cuando el alcalde o la presidenta pregunta «¿cuántos han confirmado?», la respuesta depende de si alguien se acordó de actualizar la celda correcta.
El método actual
Hoja de Excel
Correos sueltos
Llamadas de última hora
02
Confirmar asistencia es un vía crucis manual
Correos que no se leen, llamadas de teléfono para las 48 horas previas, y ninguna evidencia de cuándo ni cómo respondió cada uno.
03
No hay memoria institucional
Cada acto empieza de cero: no hay histórico de asistencia, ni trazabilidad de quién delegó en quién ni por qué.
IIFuncionalidades
Todo el ciclo de vida del acto institucional, en un solo sitio de gestión
No es un gestor de eventos genérico. Es la herramienta con la que un departamento de protocolo —o la agencia que hace ese papel— trabaja de verdad.
Autoridades, cargos e instituciones — sin mezclarlos
Cada persona puede tener varios cargos, activos o históricos, en distintas instituciones. Al invitar, se elige en qué calidad se invita: eso determina el tratamiento y el orden en el acto.
Nunca más una invitación a «el alcalde anterior».Gestión de actos de principio a fin
Cree el acto, redacte la invitación con variables automáticas —nombre, cargo, institución, tratamiento— y gestione el listado de invitados desde una sola pantalla.
Se redacta una vez y se personaliza sola para cada destinatario.Invitación con convite en PDF y documentos adjuntos
Con un clic, cada invitado recibe su invitación por email con el convite institucional en PDF generado automáticamente. Añada programas o dossieres sin depender de un correo aparte.
El documento que antes tardaba una tarde en maquetarse, ahora se genera solo.Portal de respuesta del invitado
Cada invitado responde desde un enlace único: confirmar, excusar con motivo, o delegar en otra persona. Sin registrarse, sin contraseñas, sin llamadas de comprobación.
Las delegaciones quedan registradas con quién, en quién y por qué.Botón «añadir al calendario»
El invitado añade el acto a su calendario —Google, Outlook, iOS— con un clic desde el propio portal de respuesta.
Menos ausencias por «se me olvidó».Seguimiento de entregas e incidencias
Sepa en tiempo real qué invitaciones se han entregado, cuáles han dado error y reciba aviso de las incidencias para poder actuar antes del acto.
Un rebote de correo no se descubre el día del evento.Importación y exportación de contactos
Importe invitados desde Excel, CSV o pegando una lista. Exporte el listado de asistentes confirmados a Excel en cualquier momento.
La base de autoridades no se vuelve a teclear a mano en cada acto.Roles, 2FA y auditoría completa
Dé acceso a su equipo con el rol adecuado —administrador, gestor, solo lectura— y verificación en dos pasos. Cada acción queda registrada: quién creó el acto, quién envió una invitación, quién modificó una respuesta.
Ante cualquier pregunta, la respuesta está en el registro, no en la memoria de alguien.El portal del invitado
Sus invitados responden en un clic. Usted lo ve en tiempo real.
Un enlace único por invitación, sin cuenta ni contraseña. Confirma, se excusa o delega — y añade el acto a su calendario en el mismo gesto. Cada respuesta queda con fecha, hora y motivo.
IIICómo funciona
De la lista de invitados a la sala llena, en cuatro pasos
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Importe sus contactos
Suba su base de autoridades desde Excel o CSV, o péguela directamente. Personas, cargos e instituciones quedan organizados desde el primer minuto.
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Cree el acto y redacte la invitación
Defina fecha, lugar y tipo de acto, seleccione a los invitados con el cargo en el que se les convoca, y redacte el texto una sola vez.
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Envíe con un clic
InvitoPro genera y envía cada invitación personalizada, con su convite oficial en PDF, en el idioma de la institución.
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Siga las respuestas en tiempo real
Vea quién ha confirmado, quién ha excusado o delegado, y las incidencias de entrega, sin tener que llamar a nadie para preguntar.
IVDatos institucionales
Pensado para trabajar con datos institucionales
InvitoPro no es una plataforma multicliente compartida. Cada cliente —institución, agencia o empresa— tiene su propia instancia.
Instancia dedicada por cliente
Sus datos, su base de datos, su dominio. No comparten servidor de aplicación con otros clientes.
Cumplimiento RGPD
Retención y pseudonimización de datos de invitados aplicadas por diseño, no como añadido posterior.
Auditoría completa
Registro de toda la actividad del sistema: quién hizo qué y cuándo.
Roles y verificación en dos pasos
Control de accesos por usuario, con 2FA para reforzar las cuentas del equipo.
Hecho en Galicia, para lo público
Desarrollado por Estudio Blanco / Clicmon, con experiencia en proyectos para el sector público gallego.
El Concello de Pontevedra gestiona las invitaciones y el protocolo de sus actos institucionales con InvitoPro.
VPara quién
Un mismo problema, distintas organizaciones
Ayuntamientos
Concejalías de protocolo y alcaldías que gestionan actos institucionales, recepciones e inauguraciones de forma recurrente.
Diputaciones
Departamentos de protocolo provinciales con un volumen alto de actos y una base de autoridades amplia y cambiante.
Parlamentos y asambleas
Cámaras autonómicas que necesitan gestionar precedencias, cargos institucionales y actos solemnes con exigencia protocolaria alta.
Fundaciones y universidades
Instituciones con patronatos, claustros o consejos que organizan actos académicos e institucionales con invitados externos.
Agencias y empresas de eventos
Agencias de comunicación y organizadores profesionales que gestionan actos de clientes —también institucionales—, y empresas con actos corporativos recurrentes.
VIPreguntas frecuentes
Las dudas que nos plantean antes de una demostración
¿Qué es un software de protocolo institucional?
Un software de protocolo institucional es la herramienta que gestiona autoridades, cargos, tratamientos y precedencias de un acto oficial, además de las invitaciones y la confirmación de asistencia. Sustituye el uso de Excel, correos sueltos y llamadas de última hora por un sistema donde cada persona tiene su cargo, cada acto su listado de invitados y cada respuesta queda registrada con fecha y motivo. Lo utilizan departamentos de protocolo de ayuntamientos, diputaciones, parlamentos y también agencias de eventos.
¿Qué diferencia hay entre InvitoPro y llevar el protocolo en Excel?
En Excel, un cargo que cambia de persona no se actualiza en las invitaciones antiguas, y una misma persona con dos cargos distintos puede acabar duplicada o mal tratada. Confirmar asistencia depende de correos que nadie lee y llamadas de última hora, sin registro de cuándo ni cómo respondió cada invitado. InvitoPro gestiona cargos, actos e invitaciones en un solo sitio, con portal de respuesta del invitado y auditoría completa de cada acción.
¿InvitoPro cumple con el RGPD?
Sí. InvitoPro aplica retención y pseudonimización de datos de invitados por diseño, no como un añadido posterior. Cada cliente —institución, agencia o empresa— trabaja sobre una instancia dedicada, con su propia base de datos y su propio dominio, sin compartir servidor de aplicación con otros clientes. El acceso se controla por roles de usuario y verificación en dos pasos (2FA), y toda la actividad queda registrada en un histórico de auditoría.
¿Puede usarlo una agencia de eventos, no solo una institución pública?
Sí. InvitoPro está pensado tanto para departamentos de protocolo de instituciones públicas como para agencias de comunicación y organizadores profesionales que gestionan actos de sus clientes, incluidos actos institucionales por encargo. También lo utilizan empresas con actos corporativos recurrentes. Al tratarse de una instancia dedicada, la agencia gestiona sus actos y los de sus clientes sin depender de una plataforma compartida con terceros.
¿Cómo funciona el portal de respuesta (RSVP) para el invitado?
Cada invitado recibe un enlace único en su invitación, sin necesidad de registrarse ni crear una contraseña. Desde ese enlace puede confirmar su asistencia, excusarse indicando el motivo, o delegar en otra persona. También puede añadir el acto a su calendario —Google, Outlook, iOS— con un clic. Cada respuesta queda registrada con fecha, hora y motivo, visible en tiempo real para el equipo de protocolo.
¿Cuánto cuesta InvitoPro?
InvitoPro no tiene una tarifa cerrada publicada: el precio se ajusta al volumen de actos, al número de gestores del equipo y a las necesidades concretas de cada institución o agencia, ya que cada cliente dispone de una instancia dedicada. Lo habitual es solicitar una demostración con el panel real y un caso de uso propio, y a partir de ahí presentar una propuesta económica adaptada.
VIIGuías
Lo que hay que saber antes de organizar el acto
Material de consulta sobre el oficio, no folletos de producto. Con la norma citada artículo por artículo.
Orden de precedencia en actos oficiales
Las reglas del RD 2099/1983, las listas completas y el vacío que la norma deja sin resolver: dónde va un concejal.
Confirmación de asistencia
Confirmar, excusar y delegar: las tres respuestas de un acto oficial, qué registrar de cada una y por qué un formulario se queda corto.
Qué es un software de protocolo
Definición de la categoría, en qué se diferencia de un gestor de eventos genérico y doce preguntas para evaluar herramientas.
Solicite una demostración
¿Hablamos de cómo encaja InvitoPro en su forma de gestionar los actos?
Sin compromiso. Le enseñamos el panel con un caso real y respondemos a las dudas concretas de su organización.
Acceso a la demo:
usuario demo·contraseña demo-invito-2026
InvitoPro
info@invitopro.com
Un producto de Estudio Blanco / Clicmon Marketing Digital S.L. — A Coruña, Galicia
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